Articles

Appels à projets : l’Hérault passe au numérique

Le DépaComment structurer, analyser et suivre des appels à projets tout en facilitant la coordination entre services ? Le Département de l’Hérault a relevé ce défi en choisissant la plateforme iD City pour gérer les appels à projets de sa Conférence des financeurs de la prévention de la perte d’autonomie (CFPPA). Résultat : un processus plus fluide, plus transparent, et un véritable gain de temps pour toutes les parties prenantes.

 

Un défi de taille : coordonner la prévention de la perte d’autonomie à l’échelle départementale

Depuis 2016, chaque Département est doté d’une Conférence des financeurs de la prévention et de la perte d’autonomie (CFPPA). Cette instance, présidée par le Département et vice-présidée par l’Agence régionale de santé, réunit la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie, les Caisses de retraite, l’Assurance Maladie, la Mutualité française, ainsi que d’autres partenaires selon les territoires.

Elle a deux missions principales :

  1. Élaborer une stratégie de prévention de la perte d’autonomie pour les personnes de 60 ans et plus vivant à domicile.
  2. Mettre en place un programme coordonné de financement pour les actions individuelles et collectives de prévention.

Au Département de l’Hérault, la CFPPA lance plusieurs appels à projets chaque année, ainsi que des appels à candidatures au fil de l’eau. Ils portent sur des axes ciblés :

  • Diversifier la démarche de prévention pour le maintien à domicile
  • Lutter contre l’isolement à domicile et contre l’isolement des résidents en EHPAD
  • Renforcer l’offre d’accompagnement pour les proches aidants
  • Prévenir la perte d’autonomie auprès des 60 ans et plus par les services d’aide à domicile

Ces appels à projets permettent aux structures locales (EHPAD, associations, collectivités territoriales, etc.) d’obtenir des financements pour développer des actions collectives concrètes de prévention de la perte d’autonomie destinées aux personnes de plus de 60 ans et à leurs proches aidants.

Les actions proposées peuvent porter sur des thématiques variées : Santé, Bien-être et estime de soi, Lien social, Activités physiques, Nutrition, Mobilité, Mémoire, etc.

 

Un outil numérique qui simplifie chaque étape

Auparavant, la gestion de ces appels à projets reposait sur des échanges de mails et des dossiers en format papier. Le Département de l’Hérault a souhaité moderniser cette organisation en s’appuyant sur un outil numérique dédié. Il s’est naturellement tourné vers la solution iD City, déjà éprouvée pour son budget participatif.

 

Un dépôt simplifié pour les structures porteuses de projets

Fini les envois par courrier ou par mail ! Les structures porteuses de projets déposent directement leur candidature en ligne sur la plateforme.

Le processus est simple : elles téléchargent un formulaire PDF qu’elles complètent en présentant leur structure, l’action proposée et un budget prévisionnel. Elles déposent ensuite le formulaire complété sur la plateforme avec toutes les pièces justificatives (SIRET, RIB, attestation d’assurance, devis, etc.).

Une fois leur projet déposé, les structures peuvent le retrouver facilement sur la plateforme dans leur espace personnel. 

 

Capture d'écran représentant le formulaire de dépôt des projets

Formulaire de dépôt des projets

 

Un suivi des projets en temps réel

Les services municipaux reçoivent un mail automatique dès qu’un projet est déposé. Ils peuvent suivre l’état d’avancement de chaque projet directement dans l’interface d’administration de la plateforme.

Grâce au système de statuts, les agent·es visualisent en un coup d’œil les projets déposés, ceux qui sont en cours d’analyse et ceux qui ont été validés. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils ou de chercher l’information : tout est centralisé sur le même outil.

 

Une instruction participative des projets

Les membres du comité technique de la CFPPA Hérault analysent directement les projets sur la plateforme. Ils et elles se répartissent les dossiers pour une instruction individuelle selon des critères précis : pertinence thématique, qualité du partenariat local, faisabilité du calendrier, adéquation avec les besoins du territoire, etc. Chacun·e dispose d’un accès réservé aux projets et les évalue de manière asynchrone, selon ses disponibilités.

Les personnes en charge de l’analyse des projets se réunissent ensuite pendant deux jours pour mettre en commun leurs évaluations. L’objectif est de valider collectivement les projets avant leur présentation en séance plénière de la CFPPA.

En parallèle, les chargé·es de développement autonomie prévention peuvent émettre des avis sur les projets via un espace de commentaires et un système de vote réservés.

La solution iD City centralise l’ensemble des analyses effectuées pour chaque projet. Cela évite les échanges dispersés par mail ou sur différents supports. Les informations sont accessibles à tout moment en back office pour les services départementaux. Ils peuvent également exporter les analyses pour assurer un suivi plus poussé. Un véritable gain en lisibilité, en réactivité et en efficacité pour toutes les parties prenantes.

 

Un appel à projets pleinement transparent

Une fois retenus, les projets apparaissent publiquement sur la plateforme. Cette transparence permet aux citoyen·nes, mais aussi aux professionnel·les, de découvrir les initiatives soutenues sur leur territoire.

Pour faciliter la navigation, la solution propose un moteur de recherche, des filtres, notamment par EPCI, et un affichage cartographique. Les personnes qui naviguent sur la plateforme peuvent visualiser en un coup d’œil les actions menées près de chez elle, filtrer par thématique ou zone géographique, et explorer la richesse et la diversité des projets soutenus.

C’est aussi un excellent moyen pour les structures porteuses de projets de valoriser leur travail et d’inspirer d’autres actrices et acteurs locaux.

 

Capture d'écran qui représente la page d'un appel à projets (frise chronologique avec les étapes, vignettes des projets déposés)

 

Des résultats concrets

Depuis le lancement de son programme coordonné en 2016, la CFPPA du Département de l’Hérault a pu développer son action sur l’ensemble du territoire.

La solution iD City a permis de :

  • Réduire les délais de traitement des projets
  • Améliorer la collaboration entre les différentes parties prenantes des appels à projets
  • Renforcer la transparence du processus de sélection
  • Réduire l’utilisation de documents papier
  • Faciliter le suivi des projets retenus
  • Rendre lisible l’offre de prévention de la perte d’autonomie

L’utilisation de la plateforme dans le cadre de la CFPPA démontre sa souplesse. Le Département lance les appels à projets de manière ponctuelle ou au fil de l’eau, selon les besoins. Il est également possible d’adapter les formulaires, les critères de sélection, les circuits de validation, ainsi que les modalités de publication des résultats.

Grâce à la plateforme iD City, le Département de l’Hérault dispose d’un outil clé-en-main pour piloter ses appels à projets. Au-delà du simple dépôt en ligne, la solution structure une démarche collaborative, transparente et accessible à tous et toutes. Pour les équipes du Département, le gain est double : moins de gestion administrative et plus de temps pour le suivi qualitatif. Un atout pour les services… mais aussi pour les porteur·ses de projet et pour les bénéficiaires !

 

Et si votre organisation était la prochaine ?

L’exemple de la CFPPA Hérault montre qu’il est possible de transformer la gestion d’appels à projets en un processus fluide et transparent. Que vous soyez une collectivité, une association ou un organisme public, les défis sont souvent similaires : centraliser les candidatures, faciliter l’évaluation, assurer le suivi et garantir la transparence.

Un outil numérique dédié peut vous faire gagner un temps précieux tout en améliorant l’expérience des porteur·ses de projet et la qualité des projets retenus. Parce qu’au final, l’objectif reste le même : soutenir les meilleurs projets pour créer un impact positif sur votre territoire.

 

Quelques chiffres-clés

  • 222 candidatures déjà déposées en 2025
  • 10 276 actions réalisées en 2024
/par

Budget participatif et commission citoyenne : mode d’emploi

En juillet dernier, le Département de la Dordogne a lancé son premier budget participatif. Souhaitant permettre aux citoyens de gérer une partie du budget, le Conseil Départemental est allé au bout de la démarche en associant son budget participatif à une commission citoyenne.   Cette dernière permet d’instaurer plus de délibération au sein d’un dispositif où les projecteurs sont le plus souvent tournés vers les chiffres de participation. Jean-Christophe Labails, conseiller technique au cabinet du Président du Département, Germinal PEIRO, nous précise le fonctionnement de la commission citoyenne du budget participatif Dordogne-Périgord.

Qu’est-ce que c’est une commission citoyenne ?

En bref, une commission citoyenne est un groupe composé de citoyens et (parfois) d’élus. Garants de l’intégrité de la démarche, ils sont chargés du suivi du budget participatif et de ses évolutions. D’une collectivité à une autre, les missions et la composition des commissions citoyennes diffèrent. La commission citoyenne du Département de la Dordogne est un exemple parmi d’autres mais la méthodologie employée ici est selon nous une belle source d’inspiration !

Pour Jean-Christophe Labails, la commission citoyenne est un organe du budget participatif, “le principe est de laisser les citoyens gérer une partie du budget d’investissement du Département”. Plutôt que confier intégralement le suivi du dispositif aux agents du Département, la Dordogne a fait le choix de créer une commission citoyenne pour déléguer une partie de la gestion aux citoyens. Dans les années à venir, l’objectif est de faire en sorte que le citoyen ait encore plus d’emprise sur le dispositif, “on est sur une première édition donc les élus ont décidé d’un règlement mais l’objectif est que les citoyens puissent le faire évoluer à l’avenir”. Puisque l’enveloppe budgétaire est votée, charge aux citoyens de s’en emparer comme ils le souhaitent !

Une composition mixte

La commission citoyenne de la Dordogne est composée de citoyens et d’élus, “le nombre d’élus respecte la proportion des groupes politiques du Conseil Départemental”. Du côté des citoyens, un appel a été lancé auprès des associations connues par le Département, “le Président les a informé de la tenue du budget participatif et de la création de la commission citoyenne. Il les a invité à suivre cette dynamique”. Au mois de septembre, la caravane du budget participatif qui a sillonné les marchés du département a également encouragé les citoyens à s’inscrire à la commission citoyenne. Ce sont les membres de la commission citoyenne qui ont décidé de la date de fermeture des inscriptions. Pour cette première édition du budget participatif, 115 membres composent la commission citoyenne. 

Une méthode de travail qui alterne présentiel et numérique

Chargée du suivi du budget participatif dans son ensemble, la commission citoyenne effectue des missions qui évoluent au gré des étapes de la démarche : définition des conditions de dépôt et de vote, instruction des idées, validation des projets soumis au vote, veille au bon déroulement de la campagne, évaluation de l’édition pour faire évoluer le règlement l’année suivante… La commission citoyenne n’a pas un simple rôle consultatif mais un réel pouvoir d’arbitrage, “toutes les idées ont été lues par les membres, tous les projets soumis ont été validés en amont du vote”. Les membres tiennent à appliquer le règlement à la virgule près !

Au cours de la démarche, la méthode d’instruction des idées a évoluée,  “en amont de de la commission citoyenne, une commission administrative, composée d’agents, se réunissait pour déterminer la recevabilité des idées sous un regard technique”. Cette commission administrative avait pour but de donner des pistes de réflexion aux membres de la commission citoyenne, “on s’est rendu compte que la plupart du temps, les avis de la commission administrative étaient les mêmes que ceux de la commission citoyenne”. Selon Jean-Christophe, “il y a toujours des raisons objectives pour accepter ou refuser un projet”. L’équipe chargée du budget participatif a progressivement allégé la procédure d’étude des projets après avoir observé que les citoyens pouvaient être relativement autonomes à ce sujet.

Une méthode d’instruction en ligne

De septembre jusqu’au mois de décembre, les membres se sont réunis 5 fois pour l’instruction des idées et plus récemment pour valider les résultats définitifs du budget participatif. L’originalité de la commission citoyenne de la Dordogne, réside dans sa méthode de travail qui alterne des temps de travail en plénière et des temps de travail à distance via la plateforme numérique, “dès la première réunion, ils ont voulu être associés en amont des réunions plénières à la réflexion sur les idées. Notamment parce qu’il y avait la question de la distance”. Pour ne pas pénaliser les membres qui ne peuvent pas se rendre à une réunion, un espace d’instruction privé a été configuré sur la plateforme numérique, “on a créé sur la plateforme un espace où ils pouvaient discuter en amont et déjà pré-établir des préconisations sur les idées”. Plus de 1700 commentaires ont été déposés sur la plateforme par les membres. La preuve que la commission citoyenne a créé une belle émulation collective chez ses membres !

Plus de garanties de transparence et d’intégrité de la démarche

Rien n’oblige une collectivité à mettre en place une commission citoyenne, mais vu les bienfaits observés il serait dommage de s’en priver ! Pour Jean-Christophe, la plus-value numéro 1 d’une commission citoyenne c’est la plus forte implication des citoyens qu’elle génère, “le fait d’être acteur, que les citoyens soient en capacité d’animer et de gérer le budget participatif eux-mêmes”. La seconde plus-value, c’est le gain de confiance des citoyens envers l’intégrité de la démarche, “ils ne peuvent pas avoir de suspicions sur la sincérité de la démarche. Des membres, rencontrés sur les marchés, se sont inscrits car ils étaient sceptiques. Ils nous disaient : on n’y croit plus. Nous les avons encouragés à s’inscrire pour voir d’eux-mêmes. Et ils voient bien que la commission citoyenne fonctionne”. Enfin, ce mode de fonctionnement permet aussi aux “membres de comprendre comment fonctionne une politique publique et comment vivre la décision politique. Ils se réapproprient un espace politique”. Des bénéfices observables pour l’ensemble des budgets participatifs mais qui sont renforcés grâce à l’introduction d’une commission citoyenne.

D’autres vertus sont visibles en interne, au sein de la collectivité. Notamment le changement de posture de l’agent qui passe de technicien à facilitateur de projet. Jean-Christophe prend l’exemple de la phase d’analyse des idées pendant laquelle les agents du Département ont reçu une feuille de route par les membres de la commission citoyenne, “certaines idées impliquaient des dépenses de fonctionnement et étaient donc hors règlement. Les membres nous ont donné comme mission de recontacter les porteurs pour transformer leurs idées. L’idée c’est d’accompagner le citoyen pour que son projet se réalise”. 

L’organisation de la commission citoyenne consomme beaucoup de temps de travail et nécessite de la réactivité. Jean-Christophe considère que créer une commission citoyenne “est plus lourd mais aussi plus intéressant et stimulant”. Que retenir donc de cette expérience ? Au delà des chiffres de participation, un groupe plus restreint qui fournit un travail qualitatif aussi précieux est également le symbole d’une belle vitalité citoyenne !

Pour en savoir plus sur le budget participatif Dordogne-Périgord.

/par

Un musée archéologique à Montpézat

Le premier Budget Participatif Gersois a donné vie à des projets assez hétérogènes. Il y a quelques semaines, nous vous présentions le projet de borne musicale pour les EHPAD de Lombez et Samatan porté par l’association Vivre Toujours. Aujourd’hui, nous faisons la connaissance d’Olivier et de son projet de centre d’exposition archéologique.

Olivier, retraité de l’industrie qui gérait un bureau d’études, est passionné d’archéologie depuis l’âge de 8 ans. Archéologue amateur, il parcourt sa région à la recherche de traces historiques, “nous faisons de la prospection pédestre sur le canton de Lombez. C’est à dire qu’au cours de nos randonnées dans les champs labourés nous essayons de découvrir des sites allant de la préhistoire au Moyen-Age”. Cette activité s’effectue en partenariat avec le Service Régional de l’Archéologie (SRA), “il faut avoir une autorisation de prospection. Toutes les traces qu’on peut trouver dans les champs sont inventoriées dans un rapport que nous remettons en fin d’année au SRA”. Par ce partenariat, Olivier a obligation de restituer à l’Etat tous les objets qu’il trouve.

Depuis deux ans à la retraite, il décide de créer une association : CERAMES (Centre d’Expositions et de Recherches Archéologiques de Montpézat En Savès), “l’idée de l’association est d’ouvrir un centre d’exposition archéologique, tout en poursuivant le travail de prospection”. L’association a signé une convention avec le SRA pour pouvoir conserver les objets collectés dans la région et les exposer à Montpézat. Séduits “par l’originalité d’un projet de musée en pleine campagne” l’association compte déjà plus d’une cinquantaine d’adhérents.

L’aménagement intérieur financé par le Budget Participatif Gersois

Le centre d’exposition va ouvrir dans un bâtiment qui appartient à Olivier. Il avait acheté il y a longtemps un terrain sur lequel est construit un ancien silo à grain en bon état. Sa passion archéologique prenant le dessus, il s’est dit : “Pourquoi ne pas transformer ce bâtiment en centre d’exposition ” ? Le lancement du budget participatif a boosté la concrétisation de son projet. “Lorsque nous avons appris le lancement du  budget participatif, je me suis dit que c’était une opportunité unique pour nous. C’était vraiment inespéré ! Nous avons  tout de suite postulé”. Grâce au budget participatif, le projet de centre d’exposition va bénéficier de 35000€ pour son aménagement intérieur : vitrines, éclairages, éléments audiovisuels, PC, vidéoprojecteur, écran, chaises et tables. Depuis un an et demi, les membres de l’association sont à pied d’œuvre pour ouvrir le centre d’exposition pour lequel l’inauguration est prévue au printemps 2020.

Le musée sera composé de trois espaces distincts. La première salle sera dédiée aux expositions de céramiques régionales. Un collectionneur de céramiques, datées du XVe siècle à nos jours, a prêté ses pièces à l’association. Le deuxième espace sera centré sur l’archéologie locale, “les plus beaux objets que nous avons trouvés dans la région ainsi que d’autres donnés par des collectionneurs locaux”. Enfin, le troisième espace accueillera des expositions temporaires pas uniquement en lien avec l’archéologie, “des expositions sur des peintures ou des sculptures d’artistes locaux par exemple”.

Valoriser le patrimoine local

Les motivations d’Olivier à l’origine de ce projet sont multiples. La première est de “donner un coup de pouce au village”. En faire un lieu de passage pour que les touristes s’arrêtent à Montpézat et ainsi valoriser le patrimoine local. La seconde a un objectif plus pédagogique, “accueillir des classes de l’école primaire jusqu’au lycée. Faire des animations autour de l’archéologie et de l’histoire locale et aussi intéresser les archéologues professionnels et étudiants en archéologie des universités de Toulouse et Bordeaux”.

Soutenu par la population et les élus locaux, le projet de centre d’exposition archéologique a récolté 630 voix au premier Budget Participatif Gersois. Pour suivre la réalisation du projet, rendez-vous sur le site web de l’association CERAMES : https://associationarcheologiquecerames.wordpress.com/.

Pour suivre l’actualité du Budget Participatif Gersois, cliquez ici !

Vous voulez créer un budget participatif ou faire évoluer l’existant ? Téléchargez le guide pratique du budget participatif !

/par

De la musique pour les aînés de Lombez et Samatan

La première édition du budget participatif gersois, en 2018, a été riche ! Riche d’échanges, de participations et de projets porteurs de sens. Le projet que nous allons présenter en fait partie. L’association Vivre Toujours et son projet “De la musique pour nos aînés” est lauréate du budget participatif avec 605 voix. Annie Fenieys, Présidente de l’association, a accepté de nous présenter ce projet qui a été inauguré en mars dernier.

Commençons par les présentations. « Vivre Toujours » est une association intercommunale qui intervient auprès de deux établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) et d’une unité de soins de longue durée (USLD). Un des EHPAD et l’USLD se situent à Lombez, tandis que le second EHPAD se situe à Samatan. Les deux communes sont très proches géographiquement. Depuis ses 30 ans d’existence, “le but de l’association est d’amener un plus aux personnes âgées en finançant tout ou partie des animations proposées au sein de la maison de retraite”. En somme, d’améliorer les conditions de vie des résidents en menant diverses actions : “on organise des fêtes de famille, on investit dans du matériel comme un mini-bus, on finance des sorties au restaurant, etc”. L’association contribue ainsi à faire des maisons de retraite de véritables lieux de vies où les résidents « vivent toujours ».

Le budget participatif : une occasion à ne pas rater

Le lancement du budget participatif par le Département du Gers était une formidable occasion pour l’association de concrétiser l’un de ses projets, “on a su que M. Martin (Philippe Martin, Président du Département) lançait ce budget participatif et on a été présents”. L’association avait depuis longtemps le projet d’équiper chacun des deux EHPAD de bornes musicales, “on essayait de les financer grâce à des subventions et des dons mais on ne peut pas réunir d’emblée une subvention de 5000/6000€”. Le budget participatif tombait donc à pic ! Il a financé l’une des deux bornes. Avec le recul, l’association regrette de ne pas avoir intégré deux bornes dans son projet au budget participatif.

Ces bornes permettent “d’écouter de la musique mais aussi de faire des jeux : loto, quizz musical, karaoké”. La grande plus-value de ces bornes musicales est leur mobilité, “elle peut aller de chambre en chambre. Un résident qui ne peut pas se mouvoir, on peut lui amener la borne musicale dans sa chambre. Il choisit alors sa musique préférée, il peut écouter un récit ou choisir d’autres fonctionnalités”.

Cet équipement répond parfaitement aux problématiques rencontrées par les EHPAD. Le vieillissement et la dépendance accrue des résidents augmente le besoin de prise en charge individuelle, “jusqu’à présent les résidents sortaient de leur chambre pour rejoindre un espace commun où on leur proposait des lotos, des animations diverses (…) quelqu’un de très dépendant ne peut pas toujours sortir de sa chambre”. Ainsi, la borne musicale permet une plus grande disponibilité des animatrices, “l’animatrice peut organiser un loto en rassemblant les résidents dans une salle commune mais auparavant elle peut amener la borne dans une chambre et faire écouter de la musique ou un récit au résident qui ne peut pas se déplacer ”.

“C’est une initiative géniale”

Annie est conquise par le budget participatif et trouve que “c’est une initiative géniale”. Elle voit ce dispositif de participation citoyenne comme un formidable moyen pour récolter les besoins du territoire. Suite à ce succès, l’association n’exclut pas de déposer un nouveau projet lors d’une prochaine édition, “des tablettes pour aller sur Skype et permettre aux résidents alités de communiquer avec leur famille par exemple”. L’association Vivre Toujours et les Gersois dans leur ensemble ne manquent pas d’idées !

Vous voulez créer un budget participatif ou faire évoluer l’existant ? Téléchargez le guide pratique du budget participatif !

 

/par

Items portfolio